Gestión de documentos duplicados en Dost

Gestión de documentos duplicados

(Si quieres un repaso sobre la configuración anti-duplicados, puedes revisar el artículo Opciones avanzadas de documento (pestaña Other))

En esta sección verás cómo gestionar las dos situaciones más frecuentes relacionadas con duplicados: cuando Dost marca como duplicado un documento que no lo es (falso positivo) y cuando no detecta un duplicado real (falso negativo).

¿Cómo detecta Dost los duplicados?

Dost detecta duplicados comparando campos clave de los documentos. Por defecto, la comparación se basa en el número de factura y el CIF del proveedor. Si dos documentos tienen los mismos valores en esos campos, Dost los considera duplicados.

Los campos utilizados para la comparación se configuran en Configuración > Documento > pestaña 'Other' (Opciones avanzadas de documento (pestaña Other)). Si necesitas ampliar o cambiar los campos de detección, consulta esa sección.

Cuando Dost detecta como duplicado un documento que no lo es (falso positivo)

¿Por qué ocurre?

• El mismo proveedor emite facturas con el mismo número en períodos diferentes (por ejemplo, números de factura que se reinician cada año).
• Dos facturas distintas tienen datos muy similares (mismo importe, misma fecha, mismo proveedor) pero son operaciones diferentes.
• La extracción del número de factura ha sido incorrecta y el valor extraído coincide accidentalmente con otro documento.

¿Cómo lo hago? (pasos)

1. Abre el documento marcado como duplicado. Verás el estado 'Duplicate' en la lista.
2. Revisa el documento y confirma que es legítimamente diferente del otro.
3. Cambia el estado del documento manualmente de 'Duplicate' a 'Need Review' o al estado que corresponda, para que pueda continuar el flujo.
4. Si este falso positivo ocurre de forma recurrente con el mismo proveedor, revisa la configuración de campos de detección en la pestaña 'Other' y considera si añadir un campo adicional (por ejemplo, la fecha) reduciría los falsos positivos.

💡 Si el problema es que el número de factura se extrae incorrectamente (y por eso coincide con otro), resuélvelo primero con self-training o un mapping (ver Errores de extracción).

Cuando Dost no detecta un duplicado real (falso negativo)

¿Por qué ocurre?

• La factura fue enviada dos veces pero el número de factura se extrajo de forma diferente en cada envío (por ejemplo, con y sin ceros delante).
• Los campos configurados para la detección de duplicados no son suficientes para cubrir ese caso concreto.
• La segunda factura llegó por un canal diferente (email + subida manual) y tiene metadatos distintos.

¿Cómo lo hago? (pasos)

1. Identifica las dos facturas duplicadas en la sección Documentos.
2. Compara sus campos clave para entender por qué Dost no las ha relacionado.
3. Elimina o marca como duplicado manualmente el documento que no debes procesar.
4. Para prevenir futuros casos similares, revisa la configuración de campos de detección en Configuración > Documento > pestaña 'Other' y añade campos adicionales si es necesario.

Mejores prácticas

• La configuración anti-duplicados es un equilibrio: demasiados campos de comparación pueden generar falsos negativos; muy pocos pueden generar falsos positivos. Ajústala en función de los patrones de tus proveedores.
• Revisa periódicamente los documentos en estado Duplicate para asegurarte de que son realmente duplicados y no falsos positivos que están bloqueando el flujo.
• Si recibes muchas facturas por email, asegúrate de que los proveedores no reenvíen la misma factura varias veces. Una comunicación clara a los proveedores reduce el problema en origen.
• Define internamente una política de duplicados: quién tiene potestad para resolver un falso positivo y cambiar el estado de un documento.