Gestión de workflows existentes en Dost

Gestión de workflows existentes

Una vez tengas varios workflows, es importante saber gestionarlos.

1. Ver listado de workflows
• En la sección “Workflows” verás una tabla con: nombre, condiciones configuradas, aprobadores, si requiere o no de aprobación y fecha de creación.
2. Editar un workflow
• Haz clic en el nombre del workflow para modificar condiciones o acciones:
• Subir o bajar el umbral (por ejemplo, de 5.000€ a 3.000€).
• Cambiar el aprobador (por cambios de rol en la empresa).
3. Duplicar un workflow
• Si tu empresa tiene estructuras similares (por ejemplo, mismo flujo pero para otro país o empresa), puedes duplicar workflows y ajustar solo las condiciones mínimas necesarias.

Mejores prácticas

• Empieza simple
• Crea primero 1–2 workflows clave (por ejemplo, “>5.000€” y “Proveedores críticos”) antes de intentar cubrir todos los escenarios posibles.
• Usa nombres claros y consistentes
• Ejemplos:
• “Aprobación DF > 5.000€”
• “Aprobación Responsable Compras – Proveedor X”
• Documenta tus workflows internamente
• Mantén una tabla interna o sección de la guía donde se expliquen todos los workflows:
• Nombre
• Regla
• Aprobadores
• Fecha de creación
• Revisa workflows cada 6–12 meses
• Asegúrate de que siguen alineados con tus políticas internas.
• Si cambian roles o importes relevantes, actualiza los workflows en Dost.
• Evita cadenas de aprobación demasiado largas
• Cuantos más pasos, mayor riesgo de bloqueo.
• Intenta que la aprobación pase por las mínimas personas necesarias.