Tipos y clases de documentos en Dost

En esta sección verás qué tipos de documentos puede procesar Dost, qué significa cada clasificación y qué hacer cuando un documento es identificado con un tipo incorrecto.

Entender bien la tipología de documentos te ayudará a diagnosticar por qué ciertos documentos se comportan de forma inesperada y a actuar con rapidez.

¿Qué tipos de documentos existen en Dost?

Dost clasifica automáticamente cada documento que recibe en uno de los siguientes tipos:

Tipo de documento	Descripción	Nombre en inglés
Factura	Documento de cobro emitido por un proveedor. Es el tipo más habitual.	Invoice
Pedido de compra	Orden de compra generada internamente o recibida de un proveedor.	Purchase Order
Albarán	Documento de entrega o nota de entrega que acompaña a la mercancía.	Delivery Note
Nota de abono / Factura rectificativa	Documento que corrige o anula total o parcialmente una factura anterior. Su importe suele ser negativo.	Credit Note / Abono
Desconocido	Dost no ha podido clasificar el documento en ninguno de los tipos anteriores. Requiere revisión manual.	Unknown

¿Por qué es importante la clase de documento?

La clase de documento afecta directamente al comportamiento de Dost:

Los mappings y workflows pueden configurarse para aplicarse solo a un tipo concreto (por ejemplo, solo a facturas, no a albaranes).
Las discrepancias se calculan comparando documentos del mismo tipo (por ejemplo, factura vs. pedido de compra).
La exportación al ERP puede requerir campos o formatos distintos según el tipo de documento.

Si Dost clasifica mal un documento, los mappings y flujos de aprobación pueden no ejecutarse correctamente.

¿Qué significa el tipo 'Unknown'?

Cuando Dost no puede determinar el tipo de documento, lo clasifica como Unknown (Desconocido). Esto ocurre habitualmente en los siguientes casos:

El documento tiene un formato muy inusual o está mal escaneado.
El documento es un tipo que Dost no reconoce (por ejemplo, una proforma, un presupuesto o una hoja de gastos).
El documento está en blanco o es ilegible.

¿Cómo lo hago? (pasos)

Abre el documento desde la sección Documentos.
Consulta el campo 'Tipo de documento' en la vista de detalle.
Si el tipo es incorrecto o es Unknown, puedes cambiarlo manualmente haciendo clic en el campo y seleccionando el tipo correcto en el desplegable.
Guarda los cambios y verifica que los mappings y workflows correspondientes se ejecutan ahora correctamente.

💡 Si un proveedor siempre genera documentos que se clasifican como Unknown o con el tipo incorrecto, considera usar self-training o un mapping para corregirlo de forma sistemática.

¿Qué ocurre cuando una factura llega como nota de abono?

Es uno de los casos más frecuentes: Dost interpreta una factura normal como una nota de abono (Credit Note) porque el importe aparece en negativo, el formato del proveedor es inusual o se usan ciertos términos en el documento.

Impacto en negocio: si una factura es clasificada como abono, puede que no pase por el flujo de aprobación correcto ni se exporte con el tipo adecuado al ERP.

¿Cómo lo hago? (pasos)

Abre el documento y verifica el tipo en el campo correspondiente.
Si es incorrecto, selecciona el tipo correcto (por ejemplo, 'Invoice') desde el desplegable.
Guarda los cambios.
Si este proveedor genera este problema de forma recurrente, crea un mapping con la condición: 'Si el proveedor es X, el tipo de documento es Factura'. Esto corregirá la clasificación automáticamente en futuros documentos del mismo proveedor.

Mejores prácticas

Revisa periódicamente los documentos con tipo Unknown: suelen ser documentos que necesitan configuración adicional o que provienen de proveedores nuevos.
Cuando configures un mapping o workflow, especifica siempre el tipo de documento en las condiciones para evitar que se aplique a documentos que no corresponde.
Si recibes habitualmente abonos o facturas rectificativas, asegúrate de que tu ERP y tus workflows los gestionan correctamente desde Dost.

Tipos y clases de documentos en Dost

Entiende qué tipos de documentos procesa Dost (facturas, albaranes, abonos, Unknown) y qué hacer cuando un documento se clasifica con un tipo incorrecto o como desconocido.