Alta de usuarios y asignación de roles

Alta de usuarios y asignación de roles

Dost solo es útil si los usuarios correctos pueden entrar y trabajar.
Definir bien los usuarios y sus roles evita accesos indebidos y dudas sobre “qué ve” y “qué debe hacer” cada persona.

¿Qué es un usuario y qué es un rol?

• Usuario: una persona de tu empresa con acceso a Dost (con su email y permisos).
• Rol: el conjunto de permisos que determina qué puede hacer y ver ese usuario (por ejemplo, Admin vs. Usuario estándar).

¿Cómo lo hago? (pasos + visual)

Ejemplo: quieres dar acceso a una persona del equipo de contabilidad.

1. Accede a la sección de Configuración de Usuarios
   • En el menú lateral, abajo, ve a tu usuario y clica en “Users Management”
     
     
   • En la imagen de arriba puedes ver la vista del menú de usuario con la opción de Users Management resaltada (abajo, izquierda).
2. Haz clic en “Añadir usuario”
   • Pulsa el botón “+ Invite Users”.
3. Introduce los datos básicos
   • Correo electrónico corporativo.
4. Asigna un rol
   • Selecciona el rol que corresponda: por ejemplo, los roles cargados por defecto “System Admin” o “System User”.
   • Si existen roles personalizados en tu cuenta (por ejemplo, “Finance Manager”, “AP Clerk”), elige el que mejor refleje la responsabilidad de esa persona.
   • En la siguiente imagen puedes ver la pantalla de creación de usuario mostrando dropdown de roles.
     
     
5. Envía la invitación

• • Clica “Send”.
  • El usuario recibirá un correo para activar su cuenta y crear su contraseña (o usar SSO, Google o Microsoft, según configuración).

Nota sobre roles y permisos

• Los roles determinan si un usuario puede, entre otros:
• Configurar documentos
• Configurar mappings
• Configurar workflows
• Configurar self trainings
• Ver todos los documentos o solo algunos
• Aprobar facturas
• Te recomendamos mantener una tabla interna de roles con: nombre del rol, qué puede hacer y a quién se le asigna.

Mejores prácticas para usuarios y roles

• Empieza con pocos roles bien definidos (por ejemplo: Admin, Finance, Viewer).
• Evita dar rol de Admin a todo el mundo: solo a quienes realmente lo necesiten.
• Revisa la lista de usuarios y roles al menos una vez al año (o cuando haya cambios importantes en el equipo).