Cómo crear y configurar un workflow de aprobación

(Si quieres un repaso conceptual sobre qué es un Workflow en Dost, puedes revisar el artículo Cómo crear y configurar un workflow de aprobación)

¿Cómo lo hago? (pasos + visual)

Ejemplo: “El Director Financiero debe aprobar cualquier factura superior a 5.000 €”.

1. Accede a la sección de Workflows
   • En el menú lateral izquierdo, haz clic en “Workflows”.
   • Verás una lista de workflows existentes (si ya hay) y un botón para crear uno nuevo (“+ New Workflow”).
   • En la siguiente imagen puedes ver la pantalla del menú lateral donde se ve “Workflows” resaltado.
     
     
2. Crea un nuevo workflow
   • Haz clic en el botón "+ New workflow"
   • Se abrirá la pantalla de configuración de workflow.
   • En la siguiente imagen puedes ver la vista general de la pantalla “New workflow” con las secciones principales: nombre, condiciones, acciones.
     
     
3. Ponle un nombre claro
   • “Aprobación DF > 5.000 €”
   • En el campo de nombre, escribe algo concreto, por ejemplo:
   • Evita nombres genéricos como “Workflow 1” para facilitar el mantenimiento futuro.
4. Define las condiciones (cuándo se dispara)
   • Campo: “Total factura”
   • Condición: “es mayor que”
   • Valor: “5000”
   • Busca la sección “Conditions”.
   • Configura una regla del tipo:
   • Opcional: añade más condiciones si quieres acotar por tipo de documento (solo facturas, no pedidos) o por proveedor.
5. Define la acción (qué debe ocurrir)
   • “Enviar a aprobación”
   • A: [Director Financiero]
   • En la sección de “Actions”, selecciona:
   • Dost permite varios aprobadores en flujo (por ejemplo, manager del departamento y luego Director Financiero). Puedes especificarlo si el workflow que estás configurando así lo requiere
   • En la siguiente imagen puedes ver la sección de acciones, mostrando selección de aprobador o grupo de aprobadores.
     
6. Selecciona a quién aplica
   • Revisa si el workflow se aplica a toda la cuenta o solo a una empresa, entidad o unidad específica.
   • Ajusta el ámbito según tu estructura (por ejemplo, solo para una empresa del grupo).
7. Guarda el workflow y actívalo
   • Haz clic en “Save”
   • A partir de ese momento, todas las facturas que cumplan las condiciones entrarán automáticamente en la cola de aprobación correspondiente.
   • En la siguiente imagen puedes ver el workflow creado y activo (“factures”).
     
8. Comprueba que está funcionando
   • Sube una factura de prueba >5.000 €.
   • Verifica que aparece en la lista “Pendiente de aprobación” del Director Financiero.
   • Confirma que el estado del documento cambia según vaya siendo aprobado/rechazado.
   • En la siguiente imagen puedes ver la vista de “Documentos pendientes de aprobación” filtrados por workflow