Recepción de facturas por email y buzón

En esta sección verás cómo funciona el canal de recepción de facturas por correo electrónico en Dost, cómo configurar tu buzón de entrada y qué hacer cuando los documentos no llegan o no se procesan correctamente.

Este canal es el más utilizado por los equipos de cuentas por pagar, ya que permite que los proveedores envíen sus facturas directamente al portal de Dost sin ninguna acción manual por parte del usuario.

¿Cómo funciona la recepción por email?

Dost pone a tu disposición una dirección de correo electrónico dedicada para cada cuenta o empresa configurada. Cuando un proveedor envía una factura (en PDF, imagen o XML) a esa dirección, Dost la recibe automáticamente y la procesa como un nuevo documento.

No es necesario que alguien del equipo descargue el adjunto y lo suba manualmente: el proceso es completamente automático desde la recepción del email hasta la aparición del documento en la sección Documentos.

¿Cómo obtengo la dirección de email de mi cuenta?

La dirección de email de entrada de Dost es configurada durante el proceso de onboarding. Si no la conoces o necesitas configurar un nuevo buzón, sigue estos pasos:

Ve al menú lateral y accede a Configuración > Integración.
En esta sección encontrarás la dirección de correo electrónico asignada a tu cuenta.
Comunica esta dirección a tus proveedores para que envíen sus facturas directamente a Dost.

💡 Si necesitas configurar un nuevo buzón o añadir una dirección de email adicional para otra empresa o centro de coste, contacta con el equipo de Dost o con tu administrador de cuenta.

¿Por qué no llegan las facturas al buzón?

Si un proveedor te confirma que ha enviado la factura pero no aparece en Dost, revisa lo siguiente:

Verifica que el proveedor ha enviado el correo a la dirección correcta de Dost, no a tu email corporativo habitual.
Comprueba si el email llegó con un formato no soportado: Dost procesa adjuntos en PDF, imágenes (JPG, PNG, TIFF) y algunos formatos XML. No procesa documentos Word o Excel como facturas.
Revisa si el correo fue bloqueado por filtros antispam. En ese caso, coordina con tu equipo de IT para añadir el dominio de Dost a la lista de remitentes permitidos.
Verifica el estado de la configuración del buzón en Configuración > Integración. Si aparece un aviso de error de autenticación, necesitarás volver a autorizar la conexión.

¿Por qué aparecen documentos duplicados desde el email?

Los duplicados por email suelen tener una de estas causas:

El proveedor ha enviado la misma factura más de una vez (por ejemplo, reenvío por falta de respuesta).
La factura fue enviada tanto por email como subida manualmente por alguien del equipo.
Hay varias personas configuradas para recibir las facturas del proveedor y todas las han reenviado al buzón de Dost.

Para gestionar duplicados, consulta Gestión de documentos duplicados (Gestión de documentos duplicados) o revisa la configuración anti-duplicados en Configuración > Documento > pestaña 'Other' (Opciones avanzadas de documento [pestaña Other]).

Mejores prácticas

Comunica la dirección de email de Dost directamente a los proveedores y asegúrate de que la usan de forma consistente. Una política clara de recepción reduce los duplicados y el trabajo manual.
No reenvíes facturas al buzón de Dost si ya sabes que el proveedor las ha enviado directamente: generarás duplicados innecesarios.
Si tienes varios centros o empresas en Dost, verifica que cada uno tiene su propia dirección de buzón y que los proveedores envían al correcto.
Si cambias la dirección de email de tu buzón de Dost, actualiza la información con todos tus proveedores lo antes posible para evitar interrupciones.

Recepción de facturas por email y buzón

Aprende cómo funciona el canal de recepción de facturas por correo electrónico en Dost, cómo obtener tu dirección de buzón y qué hacer si las facturas no llegan.